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La gestión de facturas, punto de partida de la digitalización de tu empresa


31/07/2019

¿Invertis demasiado tiempo en la gestión de facturas de proveedores? ¿Te retrasás en los pagos por la dificultad de validarlas con los pedidos realizados?

Es algo común a todas las empresas y cuanto más grande es la organización, más problemas plantean.

La gestión de facturas puede parecer un proceso simple. La empresa solicitante valida la factura del proveedor y procede a pagarse dentro de los términos consensuados entre ambas partes. Pero lo cierto es que muchas veces se convierte en un proceso lento y engorroso que consume grandes cantidades de tiempo y esfuerzo. Incluso, puede generar un conflicto legal entre ambas empresas ante el retraso en los pagos.

¿Por qué digitalizar la gestión de facturas?

De aquí la importancia de automatizar el proceso de digitalización, validación y pago de facturas de proveedores. De hecho, cada día son más las empresas que incorporan sistemas de gestión documental para regular de forma efectiva todo el flujo de información que se mueve dentro de ellas.

Estos sistemas permiten, entre otras muchas funcionalidades:

  • La automatización del proceso de digitalización de facturas de proveedores
  • El establecimiento de procesos de validación de las mismas
  • La autorización de su pago mediante herramientas de workflow

En definitiva, estas herramientas automatizan el procedimiento de forma ordenada. Además, permiten comunicación en ambos sentidos de la cadena de aprobaciones. También dan visibilidad del estado en que se encuentra una factura a lo largo del proceso establecido.

Los formatos en los que una empresa recibe las facturas de proveedores son diversos. Pueden recibirlas en papel, mediante factura electrónica, archivos excel o pdf enviados por e-mail o intercambio de datos de forma electrónica, entre otros.

Mediante los sistemas de automatización se pueden pasar a digital aquellas facturas recibidas no solo en formato papel. También se pueden importar las recibidas mediante cualquier formato digital. Y, además, se pueden extraer los metadatos contenidos en ellas. Estos permitirán su archivo e indexación correcta para posteriores consultas.

De esta manera los procesos manuales se reducen drásticamente. El archivo se realiza de forma automática, rápida y ordenada. Así, es más fácil  consultarlas luego, sin errores, lo que conlleva un ahorro de costes.

Principales ventajas de la gestión de facturas digitales

  • Ahorro de tiempo de los empleados para dedicarse a otras tareas estratégicas de la empresa.

  • Mayor agilidad y fluidez en los procesos internos.

  • Ahorro de costes de almacenamiento y custodia de las facturas recibidas en papel gracias a la digitalización certificada de facturas.

  • Conseguir descuentos por pago anticipado a nuestros proveedores.

  • Evitar el fracaso comercial de operaciones por el extravío de documentación.

En Veneta acompañamos a las empresas en su transformación digital, asesorando personalizadamente las necesidades de cada cliente. Apostar por la digitalización es una estrategia ineludible para las empresas, comenzar por la gestión digital de facturas es un buen comienzo.


Fuente: http://digital.ricoh.es/gestion-de-facturas-inicio-de-la-digitalizacion-de-empresa/